Frau Rehder, welchen zeitlichen Vorlauf hat eine solche Mammutmesse und wann fanden intern die ersten Gespräche für die EMO 2023-Planung statt?
Die ersten Termine mit der Technik sowie der Geschäftsführung fanden bereits über ein Jahr vorher, im Juni 2022, statt. In erster Linie, um zunächst einmal zu definieren, welche Maschinen und Technologien gezeigt werden sollen, um davon ausgehend die benötigte Standfläche zu definieren und diese anmelden zu können. In der Regel starten wir also knapp 13 bis 14 Monate vor Messestart mit den ersten Vorbereitungen und Planungen zur EMO.
Wann muss der Messestand, seine Größe, die Ausstellungshalle und die Lage in der Halle bei der Messe in Hannover spätestens gebucht werden?
Aus der Historie heraus befindet sich unser Stand seit Jahren stets in einer
der größten Messehallen in Hannover, der Halle 12, da dort auch die meisten Wettbewerber platziert sind. In dieser Halle haben wir ebenfalls einen der größten Stände, in diesem Jahr knapp über 1.200 m². Um einen Stand in dieser Größe zu erhalten, melden wir diesen mindestens ein Jahr vor Messestart bei der Messeorganisation an. Dies ist für die EMO 2023 bereits
im Juli 2022 erfolgt. Jedoch hatten wir direkt nach der letzten EMO 2019 schon beschlossen, dass wir unsere Position in der Halle 12 erneut behalten möchten.
Wie entsteht das Messekonzept, wer macht die Planung und wer legt die Inhalte dafür fest?
Nachdem final mit der Geschäftsführung definiert wurde, welche Maschinen und Technologien bzw. Fachbereiche gezeigt werden sollen, starten wir im Marketing mit der Ausarbeitung eines Messestandkonzepts. Ebenso überlegen wir uns zu diesem Zeitpunkt, welche Highlights wir zur Produktpräsentation oder für die Besucher auf dem Stand mit einbinden könnten. Die Planung wird durch das Marketing erstellt, wobei wir dann mit unserem Messebauer
die Vorschläge und Ideen visualisieren und diese gemeinsam mit der Geschäftsführung abstimmen. Nach Entscheidung für ein Konzept können wir mit der Detailplanung weitermachen, wozu die genauere Ausarbeitung der Präsentation der Fachbereiche, die konkreten Inhalte und ebenso alle Themen, die nicht unmittelbar mit dem Messestand in Verbindung stehen, zählen. Also z.B. das Einladungsverfahren, die Vorbereitung sämtlicher Presseaktivitäten, die Erstellung der Werbematerialien, die Hotelorganisation und Personalplanung, die Organisation von Catering und Abendevents etc.
Jeder Auftritt der Firma GROB auf der EMO läuft unter einem bestimmten Messe-Slogan. Wie entsteht dieser?
Hier erstellen wir seitens Marketing, ausgehend von den definierten Inhalten, die auf der Messe gezeigt werden sollen, einen Vorschlag. Dabei brainstormen wir innerhalb des Messeorganisationsteams und überlegen uns ebenso, welche Fokusthemen derzeit für uns bei GROB, aber eben auch für den Markt relevant sind. Getreu dem diesjährigen Motto „THE IDEAL SOLUTION FOR YOUR SECTOR“ fokussieren wir uns in 2023 auf kein bestimmtes Produkt
oder keine bestimmte Technologie, sondern heben die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten unserer Maschinen und Lösungen in den Vordergrund. Egal ob Automotive, Maschinenbau, Werkzeug- und Formenbau, Aerospace, Medizin- oder Energietechnik, mit oder ohne Automation sowie eigenen Softwareapplikationen. Wir bieten mit unseren aus GROB-Expertenteams bestehenden Centers-of-Excellence, Lösungen für nahezu jede Anforderung, egal in welcher Branche.
Ein wichtiger Bestandteil des Messekonzepts sind die Exponate. Wie sieht hier die Zeitschiene aus und bis wann müssen sie fertiggestellt werden?
Ein wichtiger Grund für den frühzeitigen Start der Planungen sind tatsächlich die Exponate, in dem Fall die Maschinen. Da wir natürlich auf der EMO, der Leitmesse für Metallbearbeitung, die neusten Maschinen und Lösungen zeigen möchten, holen wir u.a. unsere Entwicklung sowie die Anwendungstechnik frühzeitig mit ins Boot. Speziell zur EMO werden meist neue Messemaschinen aufgelegt, also in Mindelheim neu produziert, und keine bestehenden Maschinen aus dem Betrieb verwendet. In der Regel benötigen wir auch hier mindestens 12 Monate Vorlaufzeit.
In der Regel handelt es sich um tonnenschwere Exponate, die nicht einfach wie ein Fahrzeug auf einer Automobilmesse in die Halle geschoben oder im Extremfall auch ausgetauscht werden können. Wie muss man sich hier die Logistik vorstellen, besonders vor dem Hintergrund, dass GROB nicht der einzige Aussteller auf der EMO ist? Wie sieht hier die Zusammenarbeit mit der Messe Hannover aus?
Die Maschinen gelangen alle per LKW, meist inklusive Schwertransport, nach Hannover und werden als Allererstes aufgebaut. Erst wenn diese final stehen, wird der Messestand sozusagen darum herum aufgebaut. Unser Aufbauteam ist bereits fünf Wochen vor Messestart in Hannover vor Ort. Da in unserer Halle 12 zahlreiche Maschinenhersteller platziert sind, die ebenfalls zu diesem Zeitpunkt ihre Maschinen aufbauen, ist die Reihenfolge des Aufbaus und damit die Möglichkeiten für die Krannutzung in den Hallengängen zwischen den Ständen oftmals definiert und nicht selten mit zusätzlichem Koordinations- und Planungsaufwand verbunden. Die Zusammenarbeit mit der Messe Hannover klappt hier aber stets reibungslos und ist gut organisiert, hier haben wir unsere definierten Ansprechpartner.
Können Sie die wichtigsten Zeit-Meilensteine des diesjährigen GROB-Messeauftritts benennen? Also erste Planung, Verabschiedung des Konzepts, Festlegung der Standkonzeption und der Exponate. Fertigstellung der Exponate und des Standbaus und Abnahme des finalen Messestands.
Juni 2022: Erster Kickoff-Termin zur Definition der Maschinenexponate
und der finalen Standgröße
Juli 2022: Interner Brainstorming-Termin zum Standkonzept/-layout
Ende 2022: Detailliertes Briefing an den Messebauer
Januar 2023: Vorstellung der visualisierten Konzepte an die Geschäftsführung und Entscheidung für eine Variante, an der weitergearbeitet wird
März 2023: Finale Freigabe des optimierten Standlayouts,
Start mit der Detailplanung
August 2023: Fertigstellung aller Maschinen sowie Verladung
für den Transport nach Hannover, Start Aufbau in Hannover
September 2023: Aufbaustart des Messestands ab dem 04. September
(also zwei Wochen vor Messestart), finale Abnahme des Messestands sowie Messebriefing vor Ort für das gesamte Standpersonal (ca. 60 Personen)
am Sonntag, dem 17.09. in Hannover auf dem GROB-Messestand
Gab es anlässlich der Messevorbereitung 2023 unvorhergesehene Ereignisse, die Ihnen besonderes Kopfzerbrechen bereiteten?
Tatsächlich lief bei unserer Planung bisher alles reibungslos, ohne unvorhersehbare Ereignisse, die uns hier die Organisation oder Umsetzung erschwerten. Dies liegt aber mit Sicherheit auch an den engen Abstimmungen sämtlicher interner Abteilungen. Es gibt wöchentliche Regelmeetings innerhalb des Organisationsteams, des Technikteams, mit der Anwendungstechnik etc. Jedoch hofft man natürlich jedes Mal aufs Neue, wenn man dann nach so langer Vorbereitungszeit in Hannover anreist und den Stand und die Maschinen zum ersten Mal live sieht, dass alles genauso geworden ist, wie man es sich vorgestellt und geplant hat.
Ein Messeauftritt beinhaltet nicht nur die Stand-Präsentation, sondern auch Programmbestandteile wie Veranstaltungen, Pressekonferenz, etc. Wie sieht hier die Koordination und Logistik aus und wer zeichnet dafür verantwortlich?
Die Organisation dieser Themen wird ebenfalls über das Marketing bzw. das definierte EMO-Messeteam koordiniert und organisiert. Von der Terminierung und Planung der Pressekonferenz, der Kommunikation mit den Journalisten im Vorfeld, bis hin zu Veranstaltungsplanung von Abendevents.
Auch die Betreuung des Standpersonals und die Hotelplanung gehören zu unseren Aufgaben. Ebenso die Organisation und Beauftragung des Caterings, DJs, etc. Hier sind wir erster Ansprechpartner im Vorfeld, aber dann auch durchgehend während der Messe in Hannover. Und natürlich zählt das klassische Marketing, also die Bewerbung des Events über alle Kanäle hinweg, sowie die Erstellung sämtlicher Werbematerialien zu unseren Aufgaben.
Was geschieht nach der Messe? Mit dem Messestand, mit den Exponaten? Wird alles nach Mindelheim zurückgebracht oder werden die Exponate bestenfalls auf der Messe verkauft und an die Kunden direkt geliefert?
Der Abbau startet oftmals direkt noch am selben Abend des letzten Messetages z.B. mit dem Ausräumen der Vitrinen und Abreisen des Caterers. Parallel werden dann die Maschinen wie auch der Messestand abgebaut. Die Maschinen gehen dann zunächst zurück nach Mindelheim und werden dort in unserem Technischen Anwendungszentrum wieder aufgebaut oder für weitere, anstehende Messen vorbereitet. Der Messestand wird durch unseren Messebauer abgebaut und der Großteil der verwendeten Elemente dann dort oder z.T. bei uns in Mindelheim für die nächste Fachmesse eingelagert.
Frau Rehder, wir danken Ihnen für das Gespräch.
