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Compliance
Ci assumiamo responsabilità

Il successo imprenditoriale richiede basi solide e affidabili. Regole chiare sono il prerequisito affinché il nostro agire sia sempre giuridicamente corretto, moralmente integro ed eticamente esemplare. Rispetto a pratiche commerciali sleali di qualsiasi genere, GROB persegue una politica a tolleranza zero. È questo il metro in base al quale vogliamo farci misurare in quanto azienda a conduzione familiare operante a livello internazionale.

 

Quel che generalmente può essere descritto con il termine tecnico “compliance”, è per GROB cultura aziendale vissuta in prima persona: al centro della nostra politica aziendale orientata ai valori c’è il rispetto della legge e del diritto. Il nostro orientamento alla conformità alle regole non comprende solo le leggi e gli standard industriali validi a livello nazionale e internazionale, bensì include anche i valori e le norme alle quali ci siamo impegnati nei confronti di noi stessi e dei nostri partner commerciali. Siamo convinti che solo simili condizioni generali garantiscano a lungo termine la nostra posizione di affermato leader tecnologico e di mercato e tengano fede alla fiducia riposta in noi, in quanto partner affidabile e serio, dai nostri clienti, fornitori e dal pubblico.

 

Con il nostro sistema di gestione della compliance intendiamo impedire eventuali violazioni di questi principi all’interno del Gruppo GROB, riconoscere comportamenti contrari e porvi fine mediante misure mirate. La nostra organizzazione di compliance è, quindi, non solo espressione della nostra cultura della compliance, bensì al contempo soddisfa anche un’importante funzione di tutela per GROB stessa, i suoi rappresentanti e i nostri collaboratori, perché compliance vuol dire tutti noi assieme! Gli aspetti seguenti rivestono a tale proposito un ruolo centrale:

Tone from the top

 

La direzione di GROB si assume responsabilità e precede dando il buon esempio:

 

“Siamo lieti di essere leader nella costruzione di sistemi di produzione e automazione altamente innovativi e vogliamo anche mantenere tale posizione. Non c’è altro che valga per la nostra cultura aziendale, che da sempre, per tradizione, è espressione di responsabilità etica e sociale. Vogliamo preservare questa colonna portante del nostro successo e renderla insensibile alle sfide del domani. Per questo motivo, in tempi sempre più frenetici, caratterizzati dal cambiamento tecnologico e dalle incertezze politiche, puntiamo su valori chiari, rispetto reciproco e agire lecito. A tal fine intendiamo lavorare permanentemente su di noi e creare assieme ai nostri collaboratori un ambiente sostenibile.”

 

Christian Grob
Presidente del Consiglio di Amministrazione di GROB-WERKE

Codice di condotta (Politica di conformità)

Ci assumiamo responsabilità e ci poniamo requisiti elevati.

 

Il rispetto delle regole nel lavoro di tutti i giorni deve essere scontato per ciascuno di noi. Abbiamo raccolto tutte le norme di comportamento per noi fondamentali e imprescindibili in un codice di condotta (politica di conformità), che ha validità a livello di Gruppo. Con il codice di condotta portiamo a espressione la nostra visione di datore di lavoro responsabile e consapevole e definiamo i paletti vincolanti che aiutano ciascuno di noi a fare la cosa giusta nella quotidianità lavorativa. Fulcro della nostra cultura aziendale orientata ai valori, esso mira ad affiancare le condizioni giuridiche fondamentali per l’agire economico e imprenditoriale con l’obiettivo di trasmettere rispetto e una condotta equa e responsabile. Desideriamo incoraggiare tutti i nostri collaboratori ad assumere una funzione esemplare per una condotta giuridicamente corretta ed eticamente integra nella società e sul posto di lavoro. Il Codice di Condotta del Gruppo GROB è disponibile in tedesco, inglese, portoghese, cinese e italiano. 

 

Questa pretesa l’avanziamo però non solo nei confronti di noi stessi, ma anche dei nostri partner commerciali. Con il nostro Codice di Condotta per i partner commerciali del Gruppo GROB, ci rivolgiamo in particolare ai nostri fornitori, dai quali ci aspettiamo che adempiano alla loro responsabilità all’interno della catena di fornitura e a loro volta pretendano, con impegno, il rispetto dei nostri principi da parte dei loro fornitori e subappaltatori. 

 

Inoltre, documentiamo in modo specifico il nostro impegno a rispettare i diritti umani e ambientali riconosciuti a livello internazionale, le nostre aspettative nei confronti dei nostri dipendenti e fornitori in base a questi diritti e i processi che abbiamo messo in atto per implementare i nostri obblighi di due diligence in materia di diritti umani e ambiente nella Dichiarazione sulla strategia per i diritti umani del Gruppo GROB. La nostra dichiarazione è disponibile in tedesco, inglese, portoghese, cinese, italiano e indiano. 

Organizzazione della compliance

Ci assumiamo responsabilità e abbiamo consolidato un’organizzazione della compliance che si occupa della realizzazione e del continuo miglioramento del sistema di gestione della compliance a livello di Gruppo.

 

Dalla sede centrale di GROB a Mindelheim, il Chief Compliance Officer e il suo team controllano la rete di compliance mondiale del Gruppo GROB. Essi garantiscono che il nostro sistema di gestione della compliance venga trasferito in tutti i settori aziendali e in tutte le consociate e che ovunque vigano standard di compliance analoghi.

A tal fine comunicano regolarmente sia con i dirigenti in loco a Mindelheim sia con i responsabili della compliance locale delle altre sedi GROB. Il Compliance Team insiste sul fatto che tutte le persone rilevanti vengano coinvolte nello sviluppo di soluzioni di compliance. Il Chief Compliance Officer è a sua volta in stretta collaborazione con la direzione.

 

Il Compliance Team è il referente diretto per tutte le questioni vertenti sul tema della compliance. Supporta i nostri collaboratori in maniera attiva a comportarsi sempre in maniera giuridicamente irreprensibile nel rispetto delle norme etiche di condotta, non solo nella quotidianità lavorativa, ma anche in situazioni complesse. Inoltre, tutti i settori aziendali vengono sottoposti regolarmente a esame dal Compliance Team alla ricerca di eventuali rischi e viene controllato il rispetto di processi, iter e standard. Nello scambio con i responsabili di processo, all’occorrenza vengono elaborate misure adeguate per l’esclusione e la riduzione al minimo del rischio. Inoltre, il Compliance Team predispone programmi di formazione in funzione delle necessità e accoglie segnalazioni relative a possibili irregolarità e potenziali comportamenti errati all’interno del Gruppo GROB.

Direttive e istruzioni operative

Ci assumiamo responsabilità e vogliamo rafforzare la sicurezza di azione dei nostri collaboratori.

 

Con l’ausilio di direttive e istruzioni operative dettiamo ai nostri collaboratori regole chiare, che spesso vanno oltre i requisiti legali. Ovunque il Compliance Team rilevi potenziali rischi per la compliance, in collaborazione con i referenti interni elaboriamo misure per l’esclusione o la riduzione al minimo del rischio e ne valutiamo l’efficacia a intervalli regolari. In questo modo viene appositamente disciplinato l’approccio con regalie e inviti.

Anche per il controllo alle esportazioni vige un regolamento interno che garantisce l’osservanza di tutte le norme di legge. Ulteriori direttive e istruzioni operative speciali sono attualmente in fase di elaborazione a cura del Compliance Team.

 

Nelle nostre direttive e istruzioni operative puntiamo su Best Practice Standard, integrando ad esempio regolamentazioni sulle autorizzazioni, separazioni di funzioni, rotazioni del personale, regolamentazioni del potere di firma oppure il principio del doppio controllo come elementi fissi nei singoli processi.

Garanzia della compliance in termini di protezione dei dati

Ci assumiamo responsabilità e agiamo esclusivamente in ottemperanza alla legislazione per noi rilevante in materia di protezione dei dati. Si tratta di un tema che ci sta particolarmente a cuore, dal momento che riteniamo che un comportamento conforme a livello aziendale in materia di protezione dei dati sia imprescindibile per il successo della nostra azienda internazionale e desideriamo offrire la protezione migliore possibile dei dati. 

 

Il nostro responsabile del trattamento a livello di Gruppo e il suo team controllano, dalla sede di Mindelheim, l’attuazione di una protezione dei dati conforme alle leggi all’interno del Gruppo GROB e garantiscono attraverso costanti corsi di formazione e opere di sensibilizzazione le conoscenze rilevanti e il supporto di ogni singolo collaboratore nel mondo. Ogni collaboratore si identifica con la protezione dei dati e manifesta a tal fine il proprio impegno. La protezione dei dati è tutti noi assieme!  

Il team che verte attorno al nostro responsabile del trattamento di Gruppo è il diretto referente per tutti i nostri collaboratori per questioni sulla protezione dei dati e li supporta in maniera attiva nell’attuazione della protezione dei dati, ad esempio nell’ambito di progetti concreti, contratti o altri propositi. Inoltre, nuovi processi all’interno dei nostri settori aziendali vengono esaminati a intervalli regolari dal nostro team addetto alla protezione dei dati per individuarne i potenziali rischi e procedure già affermate vengono costantemente controllate per verificarne l’aggiornamento con riferimento all’attuazione della conformità alla protezione dei dati. Nello scambio con il rispettivo responsabile del processo, in caso di problematiche inerenti l’ottemperanza alla protezione dei dati vengono concepite e attuate direttamente misure idonee per la riduzione e il contenimento dei rischi.

 

Il nostro team di protezione dei dati è il tuo referente anche per quanto concerne problematiche relative all’ottemperanza alla protezione dei dati da parte del Gruppo GROB, da te rilevate. Solo con il tuo supporto è possibile sgomberare il più rapidamente possibile eventuali criticità nell’ambito della protezione dei dati, nonostante la massima cura da parte nostra. Per questo motivo, segnalaci eventuali potenziali di miglioramento che tu dovessi aver individuato. Potrai rivolgerti direttamente al responsabile del trattamento di Gruppo e al suo team oppure al Compliance Team e utilizzare il nostro sistema di segnalazione interna di operazioni improprie. Prendiamo sul serio le tue segnalazioni ed è nostra premura garantire con la tua collaborazione la migliore compliance possibile in tema di protezione dei dati.

Da sinistra a destra: Silvia Seitz, Sandra Forster
Referenti:


Silvia Seitz
Coordinatrice della protezione dei dati


Sandra Forster
Responsabile della protezione dati del Gruppo

Corsi di formazione e perfezionamento per i collaboratori

Ci assumiamo responsabilità e sensibilizziamo i nostri collaboratori a un approccio alle questioni relative alla compliance, che sia consapevole dei rischi.

 

La complessità e l’internazionalità della nostra attività e il nostro anelito alla perfezione pongono requisiti elevati a ciascuno di noi. Ma solo chi conosce i paletti giuridici del proprio agire è anche in grado di riconoscere eventuali rischi di compliance e metterli in conto in maniera adeguata nella quotidianità lavorativa. 

Per questo motivo riconosciamo grande importanza al promuovere in tutti i nostri collaboratori e all’interiorizzare a lungo termine la consapevolezza dei possibili rischi di compliance e delle conseguenze correlate per GROB stessa, ma anche per i suoi rappresentanti e le persone in essa impiegate. A tale proposito è importante trasmettere ai nostri dipendenti le conoscenze necessarie al fine di dare loro sicurezza nella quotidianità lavorativa.

 

I corsi di formazione vengono realizzati dal Compliance Team e si riferiscono, da un lato, a tematiche del tutto basilari della compliance come protezione dei dati, corruzione e riciclaggio di denaro, che sono vincolanti per tutti i collaboratori; dall’altro, ci sono corsi di formazione che affrontano rischi di compliance particolari, come ad esempio del diritto antitrust o del controllo alle esportazioni e che sono principalmente indirizzati a collaboratori di questi reparti.

Contatto e sistema di segnalazione interna di operazioni improprie

Ci assumiamo responsabilità e vogliamo incoraggiare tutti i partecipanti, che si tratti di nostri collaboratori o esterni, a segnalare indizi di sospetto su possibili abusi, comportamenti errati e irregolarità all’interno del Gruppo GROB.

 

Trasparenza e apertura sono valori essenziali della nostra cultura della compliance. Solo chi conosce i possibili punti deboli della propria organizzazione viene messo nella condizione di poter porre fine autonomamente a comportamenti errati e di ottimizzare processi per il futuro. Nell’ottica di un sistema di segnalazione interna di operazioni improprie, ci preme ricevere quanto prima notizia di eventuali criticità.

 

Siamo convinti che grazie a un sistema funzionante di whistleblowing rafforzeremo nel tempo l’integrità del nostro Gruppo e la fiducia dei nostri collaboratori, clienti, fornitori, partner nonché di altri stakeholder e rimarremo in questo modo a lungo termine un partner commerciale riconosciuto. Al contempo siamo consapevoli che, nonostante una coscienziosa prevenzione e la massima attenzione, non è mai possibile escludere del tutto (nuovi) rischi e violazioni di compliance (non intenzionali) e pertanto siamo esposti alle segnalazioni che ci indicano tali lacune. In ogni segnalazione vediamo un importante contributo per poter adempiere alla nostra responsabilità in fatto di compliance.

 

A ogni segnalante interessato deve pertanto essere offerta la possibilità di inoltrare la sua richiesta con la massima semplicità. A tale riguardo, spetta al segnalante decidere se rivolgersi direttamente al Compliance Team tramite i dati di contatto sotto riportati oppure se rilasciare la propria segnalazione tramite il nostro sistema digitale apposito, che consente anche di farlo anonimamente. La piattaforma di segnalazione è gestita dal fornitore di servizi esterno otris, attraverso cui le segnalazioni rilasciate pervengono al Compliance Team di Mindelheim in forma codificata e non tracciabile. Questo si occupa dell’elaborazione delle segnalazioni, avviando le operazioni a tal fine necessarie quanto prima possibile.

 

Anche dopo aver rilasciato la segnalazione, i segnalanti possono entrare in contatto con il Compliance Team attraverso la funzione di chat codificata della piattaforma di segnalazione, nonché ricevere messaggi del Compliance Team riguardo allo stato di elaborazione o a domande pertinenti, ovviamente sempre in forma anonima.

 

Tutte le segnalazioni vengono trattate con sollecitudine e con la massima riservatezza. La tutela dei segnalanti ha per GROB la massima priorità. Una persona che ha rilasciato una segnalazione in buona fede deve essere protetta da qualsiasi forma di penalizzazione. Ciò vale anche se la segnalazione risulta a posteriori ingiustificata. Un abuso consapevole del sistema di segnalazione interna di operazioni improprie non viene invece tollerato e può dare adito a conseguenze di carattere legale.

 

In prospettiva dell’entrata in vigore della legge tedesca sulla dovuta diligenza aziendale nelle catene di fornitura (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG), prevista per il 1° gennaio 2023, precisiamo espressamente che tramite il sistema di segnalazione si potranno rilasciare anche segnalazioni riguardanti rischi e violazioni dei diritti dell’uomo e/o dell’ambiente. Dettagli in merito sono reperibili nelle norme procedurali (disponibile in tedesco, inglese, portoghese, cinese, italiano e indiano) previste all’articolo 8, comma 2, LkSG.

dott. Korbinian Feller

General Counsel
Head of Compliance

 

dott.ssa Monika Glogger

Giurista d'impresa
Compliance Officer


 

compliance@grobgroup.com

+49 (8261) 996-0
 

 

GROB-WERKE GmbH & Co. KG
Industriestrasse 4
87719 Mindelheim
Germania

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Su richiesta, anche in forma anonima!

Nota sulla parità di genere: Riconosciamo grande importanza alla diversità e alla parità di diritti. Ai fini di una migliore leggibilità si rinuncia all’utilizzo contemporaneo della forma femminile e maschile.